个人档案袋还能用到吗?纯干货超实用的档案用品清单
档案用品是每个政府机构、企业档案以及学校里的档案部门都必不可少的物品,包括整理和装订储存文件资料的装具、用来补充修改保护档案等各式各样的用品。
接下来看看常用的档案用品有哪些吧!
1
起钉器
起钉器顾名思义就是可以把订错或者订的不好的订书钉拔下来的。在工作中由于各种原因导致的文件装订方式不统一,有订书机钉起来的,有别针别起来的等等。这些不同规格的装订方式,使档案无法整齐存放。如钉叠加起来,会是装订线的一侧变鼓起来。其次有些装订材质不合规定,一般单位在选择订书钉时,很少有意识选择不锈钢钉,普通的钉容易锈蚀纸张,损坏档案,因此,就需要我们用起钉器进行起钉。
2
书夹子
书夹通常用来短时间的固定零散文件,且简单快捷,易拆卸,比起用订书机固定,书夹子更不容易破坏文件。
3
打孔器 装订锥 棉线 剪刀
想必大家都听过“三孔一线”装订法,在装订过程中往往需要用到锥子、棉线、剪刀等用品。从档案保护的角度看,线装是最好的装订方式。三孔一线”装订是从传统立卷方法沿用下来的装订方法,操作比较复杂,适用于较厚的文件装订。同时如果日常借阅只需要文件中的某页或某几页,很方便拆徐和恢复原状。
4
2B铅笔
铅笔是库藏档案中使用最广泛的页码编制工具,文件传递到档案管理者手中,我们首先要根据档案分类和档号编制规则给文件标注编号(也就是档号的标注)。而档号标注时一般需要使用铅笔,最好是2B铅笔,从而达到保持档案原貌的目的,不改变档案的原始属性。一方面,2B铅笔较其他铅笔性能稳定,便于长期保存;另一方面在工作中,单位或部门移交过程中难免会有抽件、插件、换件、补件的情形,用其他材质的笔不方便及时更新标注信息。
5
打号机
打号机使用方便,选择质量高的色带,整齐美观,但容易出现故障,导致重号、漏号等情况,未及时发现将会出现连续的错误,并且不容易修改。
6
归档章
归档章是档案管理专用章之一。归档章是印制于文件上表示鉴定、签署或归档的文具。一般是将其蘸上颜料或是印油,加盖在文件上以留下印记,表示接收各种档案进馆并分类存档时所使用的专用章。
是证明文件编目收录的依据,它包含全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)、页码六项内容。
7
档案盒
档案盒是各个机关和单位档案管理部门整理和装订储存文件的装具。通常是由纸板和牛皮纸裱糊制作的,基本都用无酸纸制作。
8
裁纸刀
裁纸刀是一种用于裁切各种纸张、照片、美工卡纸、冷热裱纸的必备工具,采用自动镇纸设计,刀口经特殊处理,裁切锋利且经久耐用,裁切后的产品整齐无毛。
9
打孔装订机
当打孔与装订相结合,能够大大地提高办公效率:
第一步是打孔。一般的装订机上都有标尺可以以此为基准调节左右位置,后面有单板可以调节前后边距,一般可调节边距是2.5CM左右,手动机器可通过机器后面的旋钮转动调节,自动机器通过侧面的两个旋钮调节,对好位置后就可以打孔了。
第二步是手工热铆装订。在打完孔后一般铆管会自动切好,掉落在接管槽内。只需把切好的铆管放入孔内,在平移到左边铆头上,将定心轴插入铆管然后压下手柄,压紧只有停留2-3秒钟即可。
我们常说,档案记录历史。对档案的整理、管理也是一个历史过程,因此,档案工作是庄严而神圣的。更需要我们用专业的技能和用具进行规范的工作。
在日常工作中大家还会用到其他档案用品,欢迎大家在留言区积极补充评论~
编辑:邵蕴琪 | 校对:刘恒慧
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